Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой процессы, хранения, подписания, а также обмена электронными кадровыми документами, при этом они существуют исключительно в электронном виде и не копируются на бумажных носителях.
Только пересылка через систему кадрового электронного документооборота считается полноценным КЭДО. Обмен файлами в мессенджерах или по email к КЭДО не относится.*
*ст. 22.1 ТК РФ
Электронные документы, заверенные электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. КЭДО — эффективный способ ускорения документооборота компании, соответствующий трудовому законодательству. Он помогает избежать рисков, связанных с заполнением и проверкой документов. Всегда можно отследить их путь и статус, а также настроить множество различных каналов для уведомления как сотрудников, так и руководства. Решение РКИТ позволяет настроить внешний вид и дополнительные функции системы КЭДО.
Помогает вести учёт документов сотрудников, вовремя актуализировать документы, готовит отчёты по кадрам.
Помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания.
Система позволяет создавать и согласовывать заявки с указанием всех расходов, автоматически рассчитывает суточные, а также контролирует последующую сдачу отчётных документов по итогам поездки.
Создание электронной заявки на выдачу денежных средств, автоматическое формирование авансового отчёта. Согласование заявки и отчёта.
Позволяет выпускать квалифицированную электронную подпись прямо из интерфейса Docsvision.
Сотрудники оформляют заявления в Docsvision, документы автоматически подгружаются в 1С.
Личный кабинет сотрудника доступен в адаптивном web-интерфейсе, через браузер любого устройства, без установки и настройки.
Вход в систему настроен в том числе и через личный кабинет ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Для повышения безопасности данных для входа можно использовать учётную запись портала «Госуслуги».
Инфокиоски, установленные на территории компании, позволяют организовать доступ к КЭДО даже сотрудникам без ПК.
Облачная электронная подпись позволяет подписывать электронные документы, просто введя смс-код с телефона. Облачную неквалифицированную электронную подпись (ОНЭП) невозможно подделать, потерять или украсть, а хранится она на сервере в зашифрованном виде. 
Создание, движение, обмен документами между сотрудником, руководителем и HR
Передача и получение документов и статусов в/из учетные системы, в системы (устройства) хранения документов сотрудником
Хранение документов и подписей
Эксклюзивный дистрибьютор ГК «ГАЗ» обратился с задачей: на производственных площадках у сотрудников нет персональных компьютеров, поэтому они не могут войти в личный кабинет КЭДО и подписать документы. Не помнят пароль и логин от личного кабинета.
Ускорение процесса прохождения кадровых документов
Сокращение ручного труда при кадровом делопроизводстве
Экономия на доставке и хранении
Устранение риска потери и снижение времени на поиск документов, риска кадровых ошибок и невыполнения законодательства в части сроков
Все необходимые базовые объекты и механизмы предметной области
Средства быстрого создания решений и интеграции с другими системами
Общая инфраструктура с другими решениями на платформе/предприятии
Простая интеграция с другими решениями на платформе/предприятии
Единый интерфейс для пользователей решений
Возможность комплексной цифровизации кадровых процессов
Возможность подгонки решения «по фигуре»
Использование предыдущего опыта автоматизации кадровых процессов
RKIT – Gold-партнёр Docsvision: обладаем предметной экспертизой, наработками и прототипами решений по КЭДО, теперь и с новыми возможностями.
Как выглядит процесс оформления документа со стороны рядового сотрудника?
Например, сотруднику нужно заполнить заявление на отпуск:
1. Сотрудник заходит в систему по логину и паролю либо по одноразовому sms-коду.
2. Нажимает на кнопку создать заявление.
3. Выбирает шаблон, например, «Заявление о предоставлении отпуска без сохранения з/п».
4. Заполняет поля заявления с указанием дат начала и окончания отпуска.
5. По кнопке «Заполнить документ» Система автоматически формирует файл заявления и заполняет данными из карточки.
6. Сотрудник подписывает документ облачной электронной подписью. Система предлагает ему действующий сертификат. Сотрудник отправляет документ на согласование.
7. Сотрудник получает уведомление о результате согласования и подписания в личном кабинете, на e-mail или в sms.
Используемые виды ЭП зависят от:
Любые кадровые документы при соответствующей настройке.
Чаще всего обрабатывают следующие виды документов:
Заявления и приказы об устройстве на работу; Трудовые договоры и соглашения к ним; Должностные инструкции; Заявления и приказы о предоставлении разных видов отпусков; Уведомление о вызове из отпуска; Заявления и приказы о переводе внутри отделения или в другое отделение; Приказы о премировании; Приказы о штатном расписании; Командировочные документы; Заявление об изменении перс данных; Служебные записки; Ведомости; Приказы о наказании; Заявление на мат. помощь; Заявление об увольнении и т.д.
