ООО Аланс занимается инженерными изысканиями, выполняет проектные и кадастровые работы, оформляет права на земельные/ лесные участки и на объекты законченного строительства, оказывает услуги по мониторингу построенных объектов. Существует с 1999 г. Филиалы предприятия расположены в Иркутске и Иркутской области, в Благовещенске и Ленске. В штате работают более 400 сотрудников.
Компании «Аланс» требовалась единая система для управления процедурами делопроизводства, совещаниями и контроля поручений руководства. Особенность «Аланс» — несколько юридических лиц в составе одной компании. Система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании участвовало в постановке задач, поэтому система изначально была нацелена не только на цифровизацию документооборота, но в первую очередь на решение вопросов управления.
В ходе рабочих встреч заказчик и компания РКИТ согласовали объем работ, сформировали план проекта на 4 месяца. Еженедельно заказчику предоставлялась очередная итерация решения с учетом доработок под требования компании. Итогом стал документ “Согласование конфигурации информационной системы” и прототип системы. Прототип передали в опытную эксплуатацию, и специалисты «Аланс» начали работать в системе. В ходе тестирования отрабатывались сценарии бизнес-процессов, создавались новые сценарии. В итоге был сформирован перечь дополнительных доработок, часть из которых внесли в систему, часть была перенесена следующий этап.
В компании были оцифрованы следующие процессы:
работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства (регистрация, отправка на рассмотрение, подготовка резолюций и поручений, проектов ответа, контроль исполнения поручений), предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношения к договорным обязательствам, автоматически прикрепляется к карточке договора;
работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю по изменениям и утрате силы приказов. Настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему. Лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона реквизиты юр. лица заполняются из карточки.
управление совещаниями (повестки, протоколы, вопросы совещания, поручения, контроль исполнения поручений). Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе. Кроме того, в ресурс «Совещания» в ходе проекта был добавлен этап согласования повестки и протокола, множественный выбор участников совещания, возможность копирования повестки по кнопке.
Для оперативного решения управленческих задач в систему внедрены функции:
В системе учтены особенности организации делопроизводства в компании ООО «Аланс».
Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «Аланс» глубоко проработанное решение по автоматизации делопроизводства и совещаний.
Решение:
На базе решения для компании «Аланс», а также ряда проектов для других заказчиков компания RKIT разработала прототип «RKIT: Корпоративное делопроизводство», вошедший в продуктовую линейку компании и зарегистрированный в реестре Минкомсвязи РФ.
ООО "Аланс"
Обучение администрированию в Docsvision
Подробнее
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА (2017-2023)
ООО "Аланс"
